【Jinba Flow】人事用日程の再調整を自動化するワークフローの使い方

人がやるのは  最初の設定と、必要に応じた文面調整だけ。 あとはフローが自動で処理します。

※本記事で例としているシークレット情報は破棄済みのプロジェクトに紐づけられているものなので、ご自身のもので差し替えが必要です

実際の使用例

1.特定の面談予定がカレンダーに存在する

2.面談相手から日程変更依頼のメールが届く

3.未読の状態でこのワークフローが実行される
4.カレンダーの予定が自動で消される

5.面談相手に自動で以下のメール(カスタマイズ可)が送信される

STEP 0：事前準備

まずはテンプレをForkする

今回紹介するワークフローは、Jinba Flow 上で公開されている 公式テンプレです。
利用するには、まずこのテンプレを Forkしてください。以下がURLです

flow.jinba.io

Fork手順

• テンプレURLを開く
• 右上のフォークボタンをクリック
• 自分のワークフロー一覧に表示されれば完了

⚠️ この時点ではまだ動作しません。
後続の Gmail / Googleカレンダー / OAuth 設定を行ってから実行します。

ここからは実際にこのワークフローの使い方を説明していきます。

テンプレを使う前に、次の準備をしておきましょう。

必要なもの

• GmailとGoogleカレンダーが使えるGoogleアカウント
• Jinba Flowのアカウント

権限について

このテンプレは以下の操作を行います。

• Gmail: 未読メールの取得 / メール本文の取得 / メール送信
• Googleカレンダー: イベント検索 / イベント削除

ステップ1：Google Cloud プロジェクトの作成

まず、開発を行うためのプロジェクトを作ります。

1. Google Cloud Console (  https://console.cloud.google.com/  ) にアクセスします。
2. • ※自動化したいGmailアカウントでログインしてください。
2. 画面左上のロゴの横にある 「プロジェクトの選択（または▼）」 をクリックします。
3. 右上の 「新しいプロジェクト」 をクリックします。
4. プロジェクト名を入力します（例: My-Gmail-Auto など何でもOK）。
5. 「作成」 をクリックし、数十秒待ちます。
6. 通知ベルアイコンから、作成したプロジェクトを選択（開く）してください。

STEP 2：必要なAPIを有効化（Gmail / Calendar）

箱（プロジェクト）を作っただけではAPIは使えません。以下を有効化します。

1. 左メニューの 「APIとサービス」→「ライブラリ」 をクリック。
2. 検索窓に「Gmail」と入力し、「Gmail API」 を選択して 「有効にする」をクリック。
3. 同様に「Calendar」と入力し、「Google Calendar API」 を選択して 「有効にする」 をクリック。

STEP 3：OAuth認証情報の取得と登録

ここが最大の難関ですが、手順通りやれば大丈夫です。

3-1. OAuth同意画面の設定

1. 「APIとサービス」→「OAuth同意画面」へ移動。
2. User Typeは 「外部 (External)」 を選択して作成。
3. アプリ名（例: JinbaBot）、ユーザーサポートメール、デベロッパー連絡先を入力して保存。
4. 【重要】テストユーザーの追加
5. • アプリのステータスが「テスト」の場合、「Test users (テストユーザー)」に 自分のGmailアドレスを追加 してください。これを忘れると Error 403: access_denied になります。

3-2. クライアントID・シークレットの作成

1. 「認証情報」→「認証情報を作成」→「OAuth クライアントID」。
2. 種類は「ウェブ アプリケーション」。
3. 【重要】承認済みのリダイレクト URI に以下を追加して保存します。
4. • https://developers.google.com/oauthplayground
   • ※末尾にスラッシュ / を入れないこと！これが redirect_uri_mismatch の原因になります。
4. 表示された クライアントID と クライアントシークレット を控えます。

参考）
CliendID:724502309716-sisfjmg129vt59b1n5r32k4k0kflv5rn.apps.googleusercontent.com
Client Secret: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

3-3. リフレッシュトークンの取得（OAuth Playground）

Jinba Flowがあなたの代わりにアクセスし続けるための「合鍵（Refresh Token）」を取得します。

1. OAuth 2.0 Playground  にアクセス。
2. 右上の歯車アイコン ⚙️ をクリック。
3. • Use your own OAuth credentials にチェック。
   • 先ほどの ID と Secret を入力。
3. 左側のスコープ入力欄に以下を貼り付けて Authorize APIs をクリック。
4. • https://www.googleapis.com/auth/gmail.modify https://www.googleapis.com/auth/calendar
4. 「Googleで確認されていません」と出たら、「詳細」→「安全ではないページに移動（続行）」を選択。
5. Exchange authorization code for tokens ボタンをクリック。
6. 表示された refresh_token をコピーします。

3-4. Jinba FlowでSecretsを登録

取得した情報をJinba Flowに登録します。

STEP 4：調整用カレンダーリンクを自分のものに差し替える

フロー内の send_reply_emails ステップにある、返信文テンプレ内のリンクを置換します。

よくあるつまずき

• redirect_uri_mismatch (400エラー)
• • Google Cloud ConsoleのリダイレクトURI設定で、末尾に / が付いていませんか？ または http と https を間違えていませんか？
• access_denied (403エラー)
• • OAuth同意画面の「テストユーザー」に自分のメールアドレスを追加し忘れていませんか？
• API有効化忘れ
• • 「Gmail API」と「Google Calendar API」の両方をライブラリからEnableにしましたか？
• Fromのメール抽出ミス
• • 送信者名は "Taro Yamada " のような形式で来ることが多いです。< > の中身だけ抽出するロジックになっているか確認しましょう。
• 検索が広すぎて誤削除
• • カレンダー検索は期間（直近1ヶ月など）やメールアドレスで絞り込み、無関係な予定を消さないようにしましょう。

まとめ

今回の Jinba Flowワークフローの使い方で一番大事なのは、確実な設定を行うことです。

Google Cloudの設定や認証情報の取得など、最初は少し複雑に感じるかもしれませんが、手順通りに行えば強力な自動化環境が手に入ります。

このワークフローを活用して、面倒な日程再調整から解放されて、より本質的な業務に時間を使いましょう！

関連リンク

今回参考にした記事はこちらです：

• Jinba Flow公式サイト
• Jinba App

ワークフローはこちらから↓

タイトル未設定flow.jinba.io

ユーザー登録は無料で、登録後すぐにご利用いただけます。
今回ご紹介したワークフローも、ユーザー登録完了後、すぐにお使いいただけます。

Jinba Flowはこちらから

• Jinba Flow公式サイト

ユーザー登録は無料で、登録後すぐにご利用いただけます。
今回ご紹介したワークフローも、ユーザー登録完了後、すぐにお使いいただけます。

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